今月（2024年3月）に入って弊社の拠点があるハノイ市ハドン区で公安による企業実態調査が抜き打ちで行われています。こういった調査がハドン区だけによるものなのか、ハノイ市または全国的に実施されているのかはまだ分かりませんが、とりあえずこの調査が行われている事情と具体的な流れについて本記事で共有しておきます。
企業実態調査が行われる背景
先週私の事務所にも調査が入りまして必要書類の提出を求められたわけですが、その際に公安に調査を行っている事情を聞いてみました。大きくは２つの理由があるそうです。
活動実態の確認
いわゆるペーパーカンパニーとして不正に活動している企業ではないかの確認。最近ではペーパーカンパニーを使った架空インボイスの摘発事例が相次いでいますので、これらの存在を洗い出す目論見があるようです。またライセンスとして登録している活動以外の利益を上げていないかどうかの確認もしています。
活動場所の把握
ローカル企業ではよくありますが会社の登記をどこか適当な一軒家の住所にして、事務所はどこかのマンションの一室に構えているというパターンです。オフィスに入るよりも家賃的に安く済むということでこの手を採用している会社もよく見られますが、申告している場所と異なる場所での活動は認められていませんし、こういった形で運営している会社は社会保険や納税の関係で何かしら違法性が高いことを行っていることも多いので調査の対象になっているようです。
提出を求められる書類
実際に要求される書類として以下のものがありますが、基本的にすぐに準備できるようなものだけでした。
・法定代表者の個人証明書コピー（外国人の場合はパスポート、TRCなど）
・企業登録証明書コピー
・活動宣言書（不正なこと、違法な活動はしませんと宣誓するような書類）
・活動報告書（納税の責任者などの各種情報を申告する書類）
ちなみに今回の私のケースでは外国人雇用承認や労働許可書の提出を求められることはありませんでした。
オフィスビルに入っていればビルの管理者を通じて各会社に上記書類を準備するような連絡が入るかもしれません。上で書いた通り申告している住所と活動場所が違っていたり、適切に外国人を雇用していない企業はこれらの調査が入った場合、少し嫌な予感がします。他にも法定代表者が長期不在していて代理人を立てていない場合など、何かしらの落ち度を指摘される可能性も十分考えられるので一応こういった調査が行われていると頭の片隅に置いておいたほうがいいかと思います。
